NN Netherlands | Nieuwe ICT omgeving.

Hand Vorige pagina

‘Wij hebben geen 9-tot-5-mentaliteit en verwachten dat ook van onze leverancier.” Herman van Barneveld, Facilities and IT support manager

 

Voorstellen

NN Netherlands is onderdeel van een Amerikaanse, beursgenoteerde organisatie en dient conform de SOX-wetgeving te handelen. Technisch is de ICT omgeving onderdeel van een Europese omgeving, waarbij vanuit Italië bedrijfskritische applicaties zoals SAP en e-mail worden geleverd. Het doel van het project was het realiseren van een nieuwe betrouwbare ICT omgeving die aansluit bij de werkwijze van NN en tevens mee kan groeien met toekomstige wensen en marktveranderingen.

SPEYK heeft een nieuwe ICT infrastructuuromgeving opgeleverd aan NN Netherlands. De vorige infrastructuur van NN was verouderd en het bedrijf schakelde Yacht in voor het specificeren van het it-proces en de leverancierskeuze. In juli 2012 werd een vijfjarig contract aan SPEYK aangeboden.
 

Aanleiding

NN Netherlands besloot tot een nieuwe infrastructuur na twee zware crashes. In 2011 was dit de mailserver en mei 2012 volgde de oude dataserver. Hierdoor had NN ruim een week geen toegang tot de data omdat de restore niet snel genoeg herstelde en de back-up fouten bevatte. Het invoeren van de nieuwe infrastructuur bij NN Netherlands vond daarom in de tweede helft van 2012 plaats. Binnen het project werden 75 werkplekken, twaalf laptops en twee servers geleverd en geïnstalleerd. Ook werd één server uit de oude situatie meegenomen en hergebruikt. In totaal beheert SPEYK 125 werkplekken.
 

Oplossing

‘Sinds oktober 2012 is SPEYK verantwoordelijk voor het support, beheer en monitoring van de servers en de werkplekken. Dit gebeurt zowel remote als op locatie, inclusief de levering van hardware en het geven van adviezen op IT-gebied’, zegt ICT-servicemanager bij Yacht Gert-Jo van der Heijden. Hij begeleidde NN in de transformatie van het IT-proces. ‘De vorige ICT-infrastructuur was verouderd en de dienstverlening van de vorige leverancier sloot niet meer aan bij de visie en bedrijfsvoering van NN.’

‘In de loop der jaren waren de bedrijfsculturen van NN Netherlands en haar huidige leverancier uit elkaar gegroeid’, zegt Herman van Barneveld, facilities and IT support manager bij NN Netherlands. NN verwacht van de leverancier, naast een degelijke kennis van ICT, ook een vorm van ondernemersmentaliteit. ‘Je nek uit durven steken om uitdagingen aan te gaan en problemen aan te pakken zonder dat eerst alles juridisch en procedureel dichtgetimmerd moet worden in procedures’, verduidelijkt Van Barneveld. ‘Wij hebben geen 9-tot-5-mentaliteit en verwachten dat ook van onze leverancier. Ook vragen we om creativiteit in mogelijke oplossingen, vaak op korte termijn.’

SOX-audits
In workshops werd bepaald wat belangrijk voor NN was. Dit was onder andere de continuïteit van de dienstverlening. NN wilde bijvoorbeeld geen last hebben van ICT leveranciers die gingen fuseren of failliet zouden gaan. Daarnaast verlangde NN transparantie. Zo werden er vanuit de Verenigde Staten diverse SOX-audits uitgevoerd, bij voorbeeld op het gebied van security en recovery.

Ook de inkoopvoorwaarden werden bepaald. Zo werd heel duidelijk bepaald wat er onder de garantie valt, omdat NN slechte ervaringen had op softwarevlak. Iedere update moest betaald worden. Hierdoor had er weinig onderhoud plaatsgevonden aan de software en had men een hele grote achterstand opgelopen met betrekking tot de laatste versies van software zoals Windows XP en Server 2000.

Custom fitting
Op het gebied van risk management werd besloten om de complexiteit beheersbaar te maken, door geen nieuwe versies van software te realiseren, nog minimale inspanning van de exit-partner te vragen en de netwerkstructuur niet aan te passen. Feitelijk werd ervoor gekozen om alleen de infrastructuur en de kantoorautomatisering omgeving te vervangen, de rest was ‘out-of-scope’. Gekozen werd voor de aanpak ‘custom fitting’, waarbij de leverancier dezelfde, pragmatische instelling moest hebben als NN. Dit werd gedefinieerd en gecontroleerd in een transparant RFQ-proces, waarbij rekening werd gehouden met de wetgeving in commerciële trajecten. De nieuwe leverancier wordt uiteindelijk SPEYK.

Vervolgens vond in het hele traject de contractering plaats. Hierin werd gekeken hoe NN zelf een contract kon opstellen, in plaats van dat een leverancier dit zou doen. NN was dus zelf de penvoerder. Uiteindelijk werd er een contract opgesteld met daarin een plan van aanpak, service level agreements en penaltys die passen bij de organisatie.

Continuïteit geborgd
In november 2012 vindt vervolgens de transitie van het project naar de beheerfase plaats. Zo wordt NN de eigenaar van alle hard- en software, draagt SPEYK zorg voor de registratie van alle werkstation- en serverlicenties en draagt deze over. Vervolgens vindt de inrichting van de Active Directory plaats. Dit moet zodanig gedocumenteerd en geregistreerd gebeuren dat er een security audit plaats kan vinden. Deze wordt in de zomer van 2013 gedaan. Hiermee is de continuïteit geborgd. Mocht bijvoorbeeld de leverancier omvallen, dan kan NN zo overstappen naar een ander.

Soepele overgang
‘Het grootste struikelblok in het project was het ontkoppelen van de IT-infrastructuur uit het Italiaanse NN Europe-domein’, vervolgt Van Barneveld. ‘Hierbij moesten de mensen tijdens de overgang zonder overlast kunnen werken in zowel het nieuwe NN-domein als het oude NN Europe-domein.’

Daar zat volgens Van Barneveld ook meteen het innovatieve karakter van het project. ‘We hadden er namelijk voor gekozen om, tegen de gangbare trends in, toch te kiezen voor lokale servers gecombineerd met back-up van data zowel intern, op een andere gebouwlocatie binnen NN, als extern. Bepaalde processen zijn wel extern ondergebracht. Dit is SAP op servers in Italië en de personeelstijdregistratie op servers van ProTime. Wat ook een uitdaging was, was het beschikbaar stellen van de Sharepoint-omgeving voor andere NN-vestigingen in de wereld. Ook kwam aanvullende functionaliteit beschikbaar, zoals webmail. Op zich niet innovatief, maar was voor ons voorheen niet mogelijk vanwege de verouderde Italiaanse IT-infrastructuur en software.’
 

Gekozen oplossingen: