Rijnstad | App voor borging en beschikbaarheid belangrijke docs en procedures

Hand Vorige pagina

Wie is Rijnstad?

Rijnstad een maatschappelijke organisatie op het gebied van welzijn en maatschappelijke dienstverlening in Arnhem en omgeving. Ze draagt bij aan het bevorderen van een actieve deelname aan de samenleving. Dit doet zij door mensen te versterken in hun kwaliteiten, te ondersteunen bij hun problemen en ontwikkeling en aan te spreken op eigen mogelijkheden en verantwoordelijkheden.
Rijnstad biedt dienstverlening op maat en dicht bij de mensen en heeft daarbij een preventieve functie en curatieve functie in de eerste lijn. Haar dienstverlening is bij voorkeur degelijk en beproefd, met daarnaast aandacht voor innovatie en ontwikkeling.
 
 

Uitdaging: Belangrijke documenten centraal borgen en beschikbaar maken

Formulieren, beleidsdocumenten, procedures… elke school of bedrijf heeft ze wel. Documenten kan je in verschillende categorieën indelen. Van documentatie met een hoge waarde voor de organisatie én het personeel tot aan documenten die op persoonsniveau van waarde zijn. Logischerwijs wil je de documenten die van hoge waarde zijn voor zowel de organisatie als de mensen centraal kunnen borgen en beschikbaar kunnen stellen. Ervaring leert dat dit bij veel organisaties een aandachtspunt is. Rondzwervende documenten op verschillende systemen.
 
 

Van oud naar nieuw

Rijnstad benaderde SPEYK met de vraag of we een oplossing wisten om het oude document managementsysteem, welke gebruikt werd voor formulieren, procedures en beleidsdocumenten, te vernieuwen naar de behoeftes van vandaag. Rijnstad werkte dus al met oplossing voor centralisatie maar deze was verouderd. Het oude systeem draaide nog op een Windows2003 server en moest vervangen worden. De kosten voor een nieuwe server en de specifieke software welke werd gebruikt waren erg hoog. Kan dit anders? SPEYK werd om advies gevraagd.
 
 

Alles-in-één-oplossing, workshop als uitgangspunt

Rijnstad maakte al gebruik van Office365 en de keuze om een oplossing te maken in SharePoint was snel gemaakt. Alles-in-een oplossing zonder extra servers en complexe maatwerk oplossingen. In een dergelijk proces en de keuzes die hierbij komen kijken, raadt SPEYK altijd aan medewerkers te betrekken. Zij werken immers met de oplossing en dienen hier prettig met te gaan werken. Daarom hebben wij een korte workshop met de medewerkers van Rijnstad georganiseerd en een structuur bedacht. Praktisch aangevlogen (zie afbeelding) met de opzet van een structuur waar iedereen zich in kan vinden. Directe uitkomst waren thema’s en onderwerpen voor de nieuwe omgeving. Hiermee konden de consultants van SPEYK direct aan de slag.
 

 

Betrek je mensen

Medewerkers van Rijnstad zijn nauw betrokken bij het project, het doel is dat straks de nieuwe omgeving zelf onderhouden kan gaan worden. Daarvoor hebben twee medewerkers, welke het beheer op zich gaan nemen, een korte SharePoint training gevolgd. Zij zijn de ambassadeurs van de nieuwe manier van werken met belangrijke documentatie en procedures.
 
 

Visueel maken

De nieuwe structuur werd gebouwd in SharePoint. Doordat het visueel aantrekkelijk is gemaakt zullen de medewerkers in de nieuwe omgeving straks documenten sneller terug kunnen vinden. Elke thema krijg zijn eigen pagina met directie koppeling naar de betreffende documenten (zie afbeelding). Dit resulteert in een prettigere manier van werken en tevreden medewerkers.
 

 

Het eindresultaat

Een bibliotheek vol procedures en documenten welke makkelijk te vinden zijn voor de medewerkers. Gemaakt met SharePoint functionaliteit in Office365 en dus altijd online en beschikbaar vanaf elke werkplek. SPEYK heeft deze mooie app De Bieb genoemd (zie afbeelding). Het centrale punt in SharePoint met documentatie en procedures die van belang zijn voor de organisatie en al haar medewerkers. Rijnstad noemt deze oplossing de RijnBieb. Je bent natuurlijk zelf vrij om de module de naam te geven die werkt voor jouw organisatie of school.
 
 

Afspraak maken?