Je suf zoeken naar documenten, herkenbaar?
Tijdens mijn werk als consultant bij bedrijven en scholen zie ik medewerkers worstelen met het vinden van de juiste informatie. Als de zoektocht naar de juiste documenten teveel tijd in beslag neemt kost dit energie, tijd en geld.
Je zoekt in deze tijd naar de beste digitale werkbeleving. Dit zit ‘m in de kleine dingen. Snel zoeken en vinden van informatie is hier een voorbeeld van. Het is onderdeel van het ervaren van werkgemak.
In dit blog laat ik je zien hoe je snel en eenvoudig informatie terugvindt in SharePoint of jullie intranet die hiermee opgebouwd is. De functie metadata gaat je hierbij helpen.
Metadata = snel info vinden
Wanneer je verhuist naar de cloud en enkel de plek van de mappen en bestanden verplaatst, werk je digitaal, maar benut je de mogelijkheden van Microsoft 365 niet. Je blijft werken zoals je altijd al werkte en het vinden van de juiste documenten is nog steeds een crime. Je zal daardoor geen verbeteringen ervaren op dit gebied. Zonde!
Als ik in mijn consultantrol begin over metadata trekken de meeste mensen de wenkbrauwen op en mompelen dan “…euh laat maar zitten.” Een begrijpelijke reactie als je het niet kent. Maar metadata is geen nieuw begrip voor iedereen die wel eens de supermarkt, huizensite Funda.nl of Bol.com bezoekt.
Je gebruikt het al vaker dan je denkt.
De definitie van het begrip maakt het al veel duidelijker:
“Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina’s en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld.”
Laten we eerst vaststellen dat Metadata geen eng begrip is. We gebruiken het immers elke dag al.
We plakken dus labels op iets om duidelijk te maken welke eigenschappen het heeft, zodat je het snel kunt vinden.
“Geef mij alle huizen in de omgeving Utrecht met maximale prijs 350.000 euro”.
Metadata: Huizen, Utrecht en maximaal 350.000 euro. Niks spannends aan.
Minder klikken, sneller vinden.
Waar je voorheen (of nog) met een mappenstructuur werkte inclusief meerdere lagen (submappen), kan dit in SharePoint beter en slimmer. Zij slaat alle mappen en bestandsnamen plat en maakt deze informatie niet alleen veel zichtbaarder, je kan er ook nog op filteren. Minder klikken en sneller vinden. Meer overzicht dus!
Het wordt nog mooier! Je kan de filterinstellingen die je bevallen vast kan leggen als een weergave. Deze weergave geef je zelf een naam en die kan je delen met je collega’s (of niet).
“Bezint eer ge begint.”
Er is veel meer te vertellen over hoe je jouw informatie kunt beheren en beter vindbaar maakt. In de video laat ik je de basis zien van metadata in SharePoint. Onze partner Microsoft biedt ook handige “how-to guides” om hiermee aan de slag te gaan in SharePoint.
Uiteraard is het van belang om goed na te denken en je te laten adviseren hoe je data zo in kunt richten dat het werkt voor jouw organisatie, alvorens je aan de slag gaat. Vanuit een visie werken tot praktische oplossingen, dat werkt! Wij helpen je hier graag mee.
Dit is maar een tipje van de sluier. Er is veel meer te vertellen over deze mogelijkheden! Neem je contact met ons op als je meer wilt weten?