“In een creatief ontwerpproces samen met SPEYK is een functionele tool voor onze stichting ontwikkeld. We hebben de tool zeer efficiënt gebruikt tijdens onze onderwijsweek en gaan nu aan de slag met het duurzaam inzetten van de InschrijfApp binnen onze eigen Academie.”

– Coen Schans, Bovenschools Coördinator Onderwijs & IT

Voorstellen

OPSPOOR verzorgt basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs in Purmerend en de omliggende gemeenten. Op 37 scholen werken zij dagelijks met passie voor onderwijs aan de ontwikkeling van leerlingen, de toekomstmakers. 

Visie

De samenleving verandert steeds sneller. Het is soms nauwelijks nog bij te houden, alles lijkt mogelijk. Dat komt vooral door de snelle ontwikkeling van de technologie. De wereld wordt daardoor steeds kleiner en toegankelijker; informatie is overal en altijd beschikbaar. En de enige manier om te kunnen omgaan met al die veranderingen is door te LEREN.
Een kind doet dat de hele dag zowel binnen als ook buiten de school, op eigen wijze en gericht op een bijdrage aan de toekomst. Zij zien leerlingen dan ook als de ‘toekomstmakers’. Op de scholen gaan ze uit van de mogelijkheden en talenten van elk kind. En dat doen ze met ambitie. Zij dagen leerlingen én zichzelf uit om steeds een stapje verder te gaan, om alle kansen en talenten maximaal te benutten.

Aanleiding

Het begon met een hulpvraag van OPSPOOR. Coen Schans, Bovenschools Coördinator Onderwijs & IT, klopte aan bij SPEYK met de vraag of er een handige oplossing is om mensen op een eenvoudige wijze in te laten schrijven voor een onderwijsweek die eraan kwam. Het systeem wat zij reeds gebruikten was erg omslachtig en niet overzichtelijk. Wanneer mensen zich inschrijven via bijvoorbeeld Forms zijn er helaas wat functionaliteiten die missen bij het aanmaken van een formulier, zoals een limiet aan aanmeldingen. Naast deze wens was OPSPOOR ook op zoek naar een manier om de inschrijvingen op een geautomatiseerde manier te laten verwerken. Het moet duidelijk zijn hoeveel plaatsen er vrij zijn, waar het evenement plaatsvindt en wie zich wanneer heeft ingeschreven. Hiermee krijgt de organisatie OPSPOOR inzicht in welke scholen regelmatig deelnemen aan de events.

Het ontstaan van de InschrijfApp

Met deze wensen is er gezocht naar een geschikte oplossing. Een van de manieren om een geautomatiseerd formulier te ontwikkelen is via Microsoft PowerApps. Een tool om eenvoudig en snel apps te bouwen en te delen, zonder veel kennis van codes te hebben. Hiermee kun je processen moderniseren en lastige uitdagingen snel oplossen. 

 

InschrijfApp

SPEYK bood aan om de oplossing in PowerApps te bouwen, gekoppeld aan SharePoint lijsten. Op basis van alle wensen is de InschrijfApp gebouwd en kunnen mensen zich nu op een overzichtelijke wijze aanmelden voor evenementen.

Hoe werkt het?

De administrator van de app kan evenementen aanmaken en aanvullen met de volgende informatie:

  • Titel van het evenement
  • Beschrijving van het evenement
  • Tijdstip
  • Locatie
  • Deadline voor het aanmelden
  • Status/notificatie: Hier wordt aangegeven of je aangemeld bent. Zo niet, dan kan worden weergegeven:
    • Dat er nog maar beperkt plek is
    • Deadline voor het aanmelden
    • Dat inschrijven niet meer kan omdat het evenement vol zit of de inschrijvingstermijn verlopen is.

Mensen kunnen zich inschrijven in het formulier en zien direct dat zij zich hebben ingeschreven in de app en hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn. Na het aanmelden wordt er automatisch een reservering gemaakt in de Outlook agenda van de deelnemer, zodat deze niet uit het oog verliest wanneer het evenement plaatsvindt waar hij zich voor heeft aangemeld.

Hieronder zie je een voorbeeld van de InschrijfApp bij OPSPOOR:

Overzicht evenementen
Eventpagina

De administrator ziet in SharePoint welke aanmeldingen er binnen zijn gekomen en kan hier aanpassingen maken aan de events in de InschrijfApp. Tevens kan de administrator de aanmeldingen exporteren naar bijvoorbeeld een Excel lijst.

Door de InschrijfApp hoeft OPSPOOR geen lijsten handmatig bij te houden met aanmeldingen van collega’s voor events. Alles komt samen in één app. Het aanbod van events wordt gepresenteerd, de organisatie kan zich aanmelden en heeft inzage in het aantal beschikbare plaatsen. Gemak, kwaliteit en tijdswinst in één app!

Op basis van de huisstijl van OPSPOOR is de InschrijfApp voor hen ontworpen met hun eigen kleuren en logo. Het is nu ook mogelijk om de InschrijfApp voor jouw organisatie aan te vragen. Onze consultants richten de app helemaal in naar jouw wens. Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Stuur ons een bericht!

Hier wil ik meer over weten!