Microsoft Office 365 zit vol handige tools, die veel gebruikers niet eens goed kennen. Terwijl het allemaal binnen handbereik ligt en beschikbaar is. Ontdek via onze blogs hoe deze, wellicht onbekende, tools jouw dag een stuk efficiënter kunnen maken. In dit blog bespreek ik Microsoft Flow, waarmee je werkstromen kunt maken in SharePoint.

Wat is Microsoft Flow?

Allereerst de definitie die Microsoft zelf geeft op haar website:

“Microsoft Flow is een cloudservice waarmee line-of-business-gebruikers praktisch en eenvoudig werkstromen kunnen opzetten waarmee tijdrovende zakelijke taken en bedrijfsprocessen over toepassingen en services kunnen worden geautomatiseerd.”

Dat klinkt al gaaf. Je kunt met Flow dus op een eenvoudige manier tijd besparen! Hier wil ik meer van weten. Hoe werkt het?

Aan de slag
Om Microsoft Flow te gebruiken heb je alleen een browser en een e-mailadres nodig. Na het inloggen en registreren kun je starten met het maken van een flow. Om je daar een handje bij te helpen heeft Flow verschillende stroomsjablonen beschikbaar gesteld. Dit zijn sjablonen voor flows voor scenario’s die veel voorkomen en populair zijn. Je kunt bijvoorbeeld een flow creëren waarbij je automatisch een melding ontvangt als je een e-mail van je manager of baas ontvangt in je Office 365 Outlook. Waar je deze melding ontvangt kun je zelf instellen, bijvoorbeeld via SMS, e-mail of Teams. 

Flow sjabloonWanneer je een flow hebt aangemaakt kun je collega’s of teams als eigenaren van flows toevoegen, zij kunnen de flow eventueel ook bewerken en beheren. Elke flow kun je aan of uit zetten.

Goedkeuringsstroom

Stel, je hebt een document opgesteld wat eerst geaccordeerd moet worden door je manager voordat je ermee verder kunt. Dan kun je via het Flow panel in SharePoint een goedkeuringsstroom starten welke een email stuurt naar je manager. Hij kan vervolgens het document goedkeuren via Flow of vanuit zijn email. Het document kan uit SharePoint gehaald worden, maar ook uit honderden andere apps die Flow ondersteunt.

Flow goedkeuring

Het is een tool waar je even in moet duiken voordat je er volledig mee kunt werken. Logisch nadenken en verbanden trekken is erg belangrijk. Als je vervolgens de flows kunt inrichten en aanzetten neemt de tool heel veel werkdruk weg. Het gemak van goedlopende flows kan ik iedereen aanraden.

Houd onze blogpagina in de gaten voor meer blogs over de tools van Office 365. Heb je zelf een thema waar je graag meer van wilt weten? Deel het op onze Blogidee pagina, de kans is groot dat wij een onderwerp voor je onderzoeken en uitwerken in blogvorm of artikel. Zo kan jij je blijven focussen op je werk!