Onze ervaring is dat niet iedereen optimaal gebruik maakt van de apps die beschikbaar zijn in Office 365. Gewoonweg omdat mensen niet weten dat ze beschikbaar zijn. Natuurlijk zijn niet alle apps interessant voor iedere functie en is dit met name afhankelijk van jouw eigen rol. De komende weken zullen we een aantal handige apps toelichten, die winst opleveren voor jou en voor veel mensen aantrekkelijk zullen zijn: in de zin van tijdswinst, eenvoud en beter resultaat.

Sneller en efficiënter werken
Maak jij tevredenheidsonderzoeken, of zit jij in de Personeelsvereniging en vraag je periodiek feedback aan je collega’s, of ontwikkel jij een product en wil je van jouw testpanel weten waar je verbeteringen aan moet brengen? In Office 365 vind je Microsoft Forms. Je maakt hier enquêtes, polls, quizzen en eigenlijk alles mee, waar feedback van terug moet komen.

Hoe werkt Forms?
Je start in jouw vertrouwde Office 365, DigiKantoor365 of DigiPlein365 omgeving. Je gaat naar jouw apps (het icoontje, veelal links bovenin, met de 9 puntjes in een vierkant) in Office 365, je ziet hier Microsoft Forms tussen staan.
Het kan zijn dat je de eerste keer moet aanloggen. Doorgaans zal dit bij verder gebruik niet meer gevraagd worden. Onderstaand scherm komt naar voren. Je ziet welke formulieren je zelf hebt gemaakt, welke formulieren met jou gedeeld zijn en welke groepsformulieren beschikbaar zijn. Ik wil op een snelle manier weten welke collega’s aanwezig zijn bij onze BBQ en met wie zij hierbij zijn, klik je op nieuw formulier.
Forms 1
Vragen stellen
Onderstaand scherm verschijnt. Je kunt starten met het maken van jouw poll. Je hebt een keuze aan verschillende type vragen en antwoordmogelijkheden.
  • Keuze
  • Tekst
  • Beoordeling
  • Datum
  • Likert

Voor degenen die niet weten wat een likert is, zie onderstaand. Je hebt tevens de optie om een vraag aan te vinken als vereist. De responder moet dan antwoord geven op deze vraag om het formulier succesvol te kunnen afronden en versturen.

Forms 6
Zoals je zult begrijpen kan je bij een grote feedbackgroep het beste gebruik maken van keuze antwoorden (multiple choice), deze gegevens worden namelijk heel overzichtelijk in een grafiek weergegeven. Zodoende hoef je geen gegevens meer om te zetten en te bewerken in Excel = tijdwinst/efficiëntie.
Forms 2
Ontwerp jouw Form
Aan het ontwerp is ook gedacht. Het is een feit dat mensen aangetrokken worden door kleuren en afbeeldingen. Het merendeel van de mensen is visueel ingesteld. Je kunt jouw Form zelf customizen met één van de beschikbare Microsoft achtergronden of je kunt zelf een afbeelding uploaden. Rechts bovenin bij Thema kies je de door jouw gewenste achtergrond afbeelding. Zie onderstaand.
Forms 3
Vervolgens ga je aan de slag met de titel, het onderschrift en de vragen. Je bent hier, afhankelijk van het aantal vragen, snel mee klaar. In mijn geval kostte het maken van onderstaande poll mij 2 minuten.

image-5
Rechts bovenin zie je de button Delen. Je kunt door middel van deze button jouw formulier delen met jouw responsgroep. Je krijgt 3 mogelijkheden om te delen:
  • via een link
  • via een QR code
  • Embedden in een webpagina
Wie ziet mijn Form?
Je kunt de keuze maken of je de (in mijn geval) link beschikbaar maakt voor iedereen of alleen personen binnen jouw organisatie. Ik kies in dit geval voor alleen mijn organisatie aangezien het een interne activiteit betreft. Wil je een brede respons meten met bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek is een het wel aan te raden om Iedereen met koppeling aan te kiezen. Mensen kunnen dan ook de link doorsturen mochten ze niet de aangewezen persoon zijn.
De resultaten van mijn Poll
Bij het tabblad Antwoorden (zie onderstaand), zie je de uitkomsten van de poll.

Met Microsoft Forms worden in realtime antwoorden verzameld en automatisch grafieken geboden om jouw gegevens te visualiseren. En het mooiste van alles is dat je het kunt exporteren naar Excel, waardoor je alle krachtige functies van Excel kunt gebruiken voor aangepaste, diepgaande analyses. In dit voorbeeld heb ik de poll nog niet verzonden en zie je nog geen resultaten. Om je een beeld te geven; je ziet onder onderstaand beeld een afbeelding met ingevulde resultaten van een andere quiz.
Forms 4
form-responses1
Kortom, zet Forms in bij jouw volgende feedback moment!
Maak eenvoudig enquêtes om feedback van klanten te verzamelen, de tevredenheid van medewerkers te peilen en teamuitjes te organiseren.
Microsoft Forms is eenvoudig te gebruiken, werkt in elke webbrowser en wordt geleverd met thema’s en vraag-vertakkingen. Je hoeft dus niet veel werk te verrichten om een geweldige enquête op te stellen.
Microsoft Forms is een onderdeel van de werk- en schoolaccounts van Office 365 en wordt geleverd met de beveiliging, privacy, en compliance die je verwacht.
Wil je meer weten over Microsoft Forms of de vele andere apps uit Office 365? Weet dat wij ook trainingen verzorgen. Ga je graag het gesprek aan over hoe jij beter kunt gaan werken met Office 365?
Wist je dat wij twee E-boeken hebben gepubliceerd binnen het thema de digitale transformatie op scholen? Je vindt ze hier!