VCOG is een stichting in Groningen dat zich inzet voor onderwijs vanuit lef en liefde. Dit doen ze niet alleen door kinderen van 0 tot 12 jaar opvang en onderwijs te bieden, maar ook met een eigen afdeling Onderwijs & Kwaliteit en hun eigen Expertisecentrum (EC) VCOG. Dit betekent onvermijdelijk ook aanloop, doorloop en verloop van medewerkers. Iets wat VCOG veel werk opleverde. Vanuit dit gegeven ontstond de behoefte om meer grip te krijgen op het beheer van accounts en de daar bijhorende toegang. Het liefst automatisch. SPEYK-er Randolf ging aan de slag. 

BEHEER BEHEREN 

Onderwijs bieden vanuit lef en liefde kan alleen als je je processen op orde hebt. Zo voorkom je namelijk chaos. Door grip te krijgen op alle accounts en toegang op een handzame – of beter gezegd automatische – manier te beheren, kan VCOG zich weer focussen op de innovatie, ontwikkeling en verbetering van hun onderwijs. De stichting hoeft zich hierdoor niet meer bezig te houden met randzaken. Dit heeft Randolf (HelloID productspecialist en onderwijsdeskundige) gerealiseerd voor, tijdens en na het implementeren van HelloID.  

Ik neem de klant mee in het proces om hun eigen processen te leren kennen. Het is mooi om te zien hoe de klant gedurende de implementatie meegroeit met dit proces.”

Randolf Broer, technisch business consultant, SPEYK

PROCESSEN MET LEF EN LIEFDE

Het implementeren van HelloID gebeurt niet over 1 nacht ijs. Het vergt ook een beetje lef en liefde. Het is namelijk belangrijk om eerst in kaart te brengen hoe processen nu lopen en waar verbeteringen liggen. Zo had VCOG veel handwerk als het ging om accounts aanmaken, en was voornamelijk de uitdiensttreding van medewerkers een vraagstuk dat beantwoord moest worden in dit proces. Door zijn jarenlange ervaring in het onderwijs, wist Randolf snel de missende handelingen naar boven te halen. Vervolgens heeft hij samen met VCOG een projectaanpak ontwikkeld die paste bij VCOG. Door deze persoonlijke benadering heeft VCOG de aanpak, samenwerking én resultaat als positief ervaren.

OVER HELLOID

HelloID is een moderne en veilige 100% cloud gebaseerde Identity as a service (IDaaS) dienst. Er is voor dit product gekozen omdat het in lijn ligt met de behoefte van VCOG. Dit was:

  • Do It Yourself: VCOG heeft zelf geleerd hoe ze de tool kunnen inzetten dankzij onze onderwijsvriend Tools4ever.
  • Keuzevrijheid in partner: HelloID is te implementeren en te beheren door een partner naar keuze. Hierdoor houdt VCOG de regie over deze IDaaS dienst.
  • Hybride: je kunt HelloID inzetten op systemen die zowel in de cloud als on-premises (dus eigen/gedeelde datacenter) staan.

Door van tevoren ook duidelijk af te stemmen wat niet binnen dit project valt, bleven de neuzen het gehele implementatietraject dezelfde kant op staan. Dit heeft het hele proces op het juiste tempo gehouden.

IN LIJN MET NORMENKADER

Kost het beheren van toegang en het toewijzen of intrekken van accounts je weinig tijd? Ook dan is het implementeren van HelloID een verstandige keuze. Vanaf schooljaar 2023-2024 zijn schoolbesturen verplicht om in het jaarverslag aandacht te besteden aan IBP (informatiebeveiliging en privacy). Binnen het aankomende normenkader moet je als schoolorganisatie een aantal zaken goed op orde hebben. Een belangrijk onderdeel daarvan is domein 10: Identity and Access Management. Met HelloID ondervang je al een groot gedeelte binnen dit domein.

SPEYK icon klantverhaal VCOG normenkader

HET RESULTAAT

Voor de technische mensen onder ons: HelloID Provisioning is geïmplementeerd waarbij Visma.NET HRM als bronbestand wordt gebruikt. Microsoft Entra ID is het doel voor de accounts en de toegang.

Automatische berichten

Voor de niet-technische mensen onder ons. Geen zorgen, we leggen het je uit. Het houdt simpel gezegd in dat nieuwe medewerkers een automatisch bericht ontvangen over hun nieuwe werkaccount. In dit bericht staan hun inloggegevens en een startinstructie. Zo kan de indiensttreding soepel verlopen. Ook krijgen ze direct de juiste rechten en toegang mee, afgestemd op de automatisch opgehaalde kenmerken zoals functie, locatie en informatie uit hun contract. Dit scheelt de IT-beheerders van VCOG vele handelingen en bespaart het daarnaast tijd omdat eventuele nazorg van het inrichten van accounts is verminderd.

Ook in lijn met AVG

Maar daar blijft het niet bij. Ook het wisselen van functie en zelfs het uitdienstgaan wordt nu automatisch afgehandeld. Op basis van de ingevoerde gegevens wordt automatisch toegang toegewezen en ook de rechten weer gewijzigd of ingetrokken. Een medewerker die bijvoorbeeld vanaf 1 april uit dienst gaat, kan vanaf 1 april niet meer inloggen. Dit scheelt de IT-beheerders handelingen, tijd en nazorg. Wat daarnaast niet vergeten mag worden, is de veiligheid. Doordat vele processen automatisch lopen, voldoe je makkelijker aan AVG-regels. Alle eerdere handmatige acties worden nu via HelloID volledig geautomatiseerd uitgevoerd.

OVER VCOG

VCOG is een stichting in Groningen, met 12 schoollocaties voor kinderen van 0 tot 12 jaar. Ze bieden kinderopvang en onderwijs aan. De 400 medewerkers zetten zich dagelijks in voor ontwikkeling met lef en liefde. Dit doen ze door bezield en kwalitatief onderwijs te bieden. Onderscheidend aan VCOG is dat de stichting een afdeling Onderwijs & Kwaliteit heeft. De afdeling ondersteunt op het gebied van innovatie, ontwikkeling en verbetering van het onderwijs. Daarbij hoort het expertisecentrum (EC) VCOG, waar meerdere orthopedagogen werken. Lees meer over VCOG.

Wil je meer weten over Identity and Access Management as a Service? Neem dan contact met mij op. Ik help je graag om tot een digitaal veilige leer- en werkomgeving te komen. 

Randolf Broer

Technisch Business Consultant, SPEYK

0
0
0
0
0