Over Stichting Spaarnesant
Spaarnesant is een zelfstandige stichting die het bevoegd gezag is voor 25 openbare scholen voor (speciaal) basisonderwijs in Haarlem. Het is een open onderwijsinstelling die staat voor maximale ontplooiing van al haar leerlingen. De scholen van Spaarnesant bieden de leerlingen een passend onderwijsaanbod en vinden het belangrijk dat zij gelukkig zijn op school. Leerlingen van Spaarnesant maken goed voorbereid en met zelfkennis en zelfvertrouwen hun volgende stap in het onderwijs en in de maatschappij.
Grote ambities omzetten naar reëel plan
De stichting heeft de ambitie om meer gebruik te maken van ICT in het onderwijsproces. Het afstandsonderwijs van de afgelopen periode gaf de twijfelende collega’s, die niet gewend waren om te werken met een device, het extra zetje om er echt mee te gaan werken. Dit heeft een boost gegeven aan de digitale vaardigheden binnen Spaarnesant. Desalniettemin blijft het voor hen een uitdaging om medewerkers in het PO mee te krijgen in het gebruik van ICT in het onderwijs.
NPO inzetten voor duurzame oplossing
Het Nationaal Programma Onderwijs pakt de stichting collectief aan. Zij nemen de tijd om het goed aan te pakken. Door middel van een schoolscan gaan ze de situatie in beeld brengen. Er is een speciaal team opgezet wat hiermee aan de slag gaat en bijvoorbeeld wekelijks een NPO spreekuur organiseert. Vervolgens gaan ze de acties omzetten in bijvoorbeeld extra personeel, zodat het een duurzame oplossing wordt voor Spaarnesant.
“Over de COVID-19 achterstanden zijn we positief en het valt mee. Toetsen worden goed gemaakt en met het afstandsonderwijs is alles goed bijgehouden.” – Jan Aalberts, Lid College van Bestuur
Overzicht en eenvoud creëren in de online vergaarbak
Stichting Spaarnesant werkte al langere tijd met Microsoft SharePoint. Hier was niet lang over nagedacht en er waren pagina’s gecreëerd voor alle collega’s, de directeuren, het stafbureau, scholen en de GMR. Dit resulteerde in dat er overal bestanden werden geplaatst en deze op verschillende plekken terug te vinden waren. Het was een vergaarbak van bestanden geworden. Het initiatief om over te gaan op een moderne werkomgeving kwam vanuit SPEYK. Na een presentatie over DigiPlein365 werd het team van Spaarnesant enthousiast. Zij zagen mogelijkheden om een intranet te creëren waar je niet alleen bestanden goed kunt organiseren, maar ook nieuwsberichten en handige apps kunt plaatsen. Samen met een ontwerpstudio werd dit idee verder opgepakt en ontstond het plan om een intranet te maken in de huisstijl van de stichting.
“We hadden hele ambitieuze plannen voor de nieuwe werkomgeving en om die plannen reëel te maken was er veel overleg en tijd nodig met SPEYK en de ontwerpstudio. Uiteindelijk heeft het geleid tot MijnSpaarnesant en hier zijn we heel tevreden over.” – Jan Aalberts, Lid College van Bestuur
Centraal punt voor bestanden en communicatie
Na het bepalen van alle wensen begon het bouwen aan een eigen werkomgeving waar het personeel van Spaarnesant eenvoudig hun informatie kan vinden op een centraal punt. De omgeving moet duidelijk informatie bieden voor iedereen, zowel voor de nieuwe leerkrachten als het zittend personeel. In MijnSpaarnesant kunnen zij bestanden vinden over verlofaanvragen, ziekte, salarisregeling, Stichting Spaarnesant, veiligheid en ICT problemen bijvoorbeeld. Daarbij moest er oog zijn voor de visuele beleving. Die combinatie was de grote uitdaging. Het visuele ontwerp moest matchen met wat daadwerkelijk kan in de SharePoint omgeving. Het doel was om gebruik te maken van de mogelijkheden van SharePoint, dat voordeel wilden zij behouden.
“De vraag: ‘gaat het lukken?’ is vaak voorbij gekomen, maar Jeroen van Ree kreeg het toch voor elkaar.” – Jan Aalberts, Lid College van Bestuur
Screenshot uit MijnSpaarnesant
Creativiteit bij het adoptieproces: Rebus oplossen
Na het realiseren van MijnSpaarnesant werd er een communicatiecampagne opgezet om de werkomgeving te lanceren bij de collega’s. Door middel van een spelelement werden zij aangespoord om de werkomgeving te verkennen. Ze konden namelijk een rebus oplossen door op verschillende pagina’s letters te vinden. Ook na de lancering wordt er aandacht aan besteedt aan wat erop staat en worden er bijvoorbeeld regelmatig FAQ’s gedeeld.
De stichting stimuleert de medewerkers om MijnSpaarnesant te gebruiken als startpagina. Je kunt namelijk overal terecht vanuit de pagina. Het moet gaan groeien als plek om bestanden te vinden en communicatie te delen.
“We gingen van traditionele SharePoint sites over naar Modern SharePoint sites. Eerder konden we alleen simpele nieuwsberichten plaatsen met misschien één afbeelding. Nu kunnen we veel uitgebreidere nieuwsberichten plaatsen en deze worden ook echt gelezen.” – Jos Bosten, ICT Manager
Creatie van overzicht, eenvoud en gemak
Door het realiseren van een persoonlijke online werkomgeving, speciaal voor Stichting Spaarnesant, kunnen de medewerkers belangrijke informatie vinden op een georganiseerde wijze. We hebben samen overzicht gecreëerd. Dit bespaart hen veel tijd in het zoeken van informatie. Zij lezen nieuwsberichten en aankondigingen direct op de startpagina. Voor de mensen die nieuws plaatsen, de zogenoemde redacteuren, is vooral het gemak en de eenvoud van het plaatsen goed merkbaar. Vanuit de startpagina kunnen de medewerkers snel en eenvoudig hun favoriete apps benaderen. Het strakke ontwerp werkt niet alleen functioneel, maar werkt ook visueel prettig. MijnSpaarnesant is grafisch sterk en dat maakt het ook een leuke plek om de dag te beginnen online. Nieuwe medewerkers, maar ook medewerkers die al langer in dienst zijn, kunnen eenvoudig hun weg vinden in de online werkomgeving en naar elkaar. Altijd, overal en op elke device.
Duurzaam werken en onderwijs = mee blijven bewegen
Stichting Spaarnesant laat het niet zitten bij het realiseren van MijnSpaarnesant. Zij zijn al bezig met de volgende stap en dat is het aanpassen van de sites van alle scholen in samenwerking met SPEYK, zodat deze scholen ook overgaan naar Modern SharePoint. Hierin wordt de combinatie gemaakt van werken in SharePoint en Teams.
“Wij hebben de combinatie gemaakt van Microsoft SharePoint en Teams en dit is voor ons de goede manier van werken.” – Jos Bosten, ICT Manager
Is er bij jou op school ook de wens voor een gepersonaliseerde online werkomgeving? Zoals je kon lezen zijn er veel mogelijkheden om bijzondere ideeën om te zetten naar realiteit. Wij gaan er graag over met je in gesprek. Maak vrijblijvend een afspraak met onze adviseurs.
Screenshot uit het interview met Jan Aalberts en Jos Bosten
