We doen het waarschijnlijk allemaal wel eens: e-mails checken tijdens de vergadering, eten achter je laptop of je socials checken onder werktijd. Jouw werkgewoontes heb je vaak (onbewust) opgepikt van een collega of tijdens je studietijd. Een gewoonte wordt niet voor niets ‘een gewoonte’ genoemd. Je bent eraan gewend en dus verander je niet. Soms is verandering echter wel nodig om beter om te leren gaan met bijvoorbeeld werkstress. Wanneer jij je bewust bent van stressfactoren kan je jezelf betere werkgewoontes aanleren. Wist je dat technologie je daarbij kan ondersteunen? Viva Insights geeft persoonlijke inzichten in je werkgewoontes en kan je helpen om bijvoorbeeld regelmatig pauzes of mindfulness momenten te plannen op je werkdag.
PERSOONLIJKE INZICHTEN
Misschien ken je Viva Insights (voorheen Microsoft Analytics) van de ongevraagde mailtjes die je kreeg over hoeveel mails je had gelezen en verzonden en andere informatie over jouw werkweek. Veel organisaties hebben deze mailing uitgezet, omdat het als controlerend werd ervaren. Bovendien gaf het vaak een vertekend beeld omdat de data o.a. wordt gehaald uit Outlook agenda, die niet door iedereen wordt bijgehouden. Om zinvolle inzichten te halen uit Viva Insights is het bijhouden van Outlook agenda dus een randvoorwaarde.
INZICHT IN SUCCES EN WERKGELUK
Viva Insights geeft niet alleen op individueel, maar ook op managers- en organisatieniveau inzichten over het gebruik van Microsoft 365. Managers en organisatie krijgen datagestuurde aanbevelingen om de gezondheid en het succes van hun teams te verbeteren. Een werkgever krijgt met Microsoft Viva Insights antwoord op vragen rondom werkdruk, gezondheid en focustijd. Je ziet alleen je eigen gegevens en deze zijn 100% anoniem gemaakt voor managers of jouw organisatie. Viva Insights genereert gegevens die al beschikbaar zijn binnen de MS 365 omgeving, maar tijdrovend zijn om zelf uit te zoeken.
Misschien krijg je de kriebels van het idee dat je werkgever ook naar datainzichten kijkt, maar hoe zou je het vinden wanneer een werkgever zich baseert op veronderstellingen, intuïtie of giswerk?
INSTELLINGEN VOOR WELZIJN EN WERKGEWOONTES
Viva Insights vind je bij alle apps van Microsoft 365. Je ziet dan de ‘startpagina’ waarop je verschillende onderdelen ziet. Bij de 3 puntjes rechts bovenin staan de instellingen en de privacy voorwaarden. Al deze onderdelen zitten ook in de verschillende onderdelen (welzijn, productiviteit en teamwerk) die verderop in deze blog verder worden toegelicht.
Hier kan je instellen of je de wekelijkse briefing via de mail wilt ontvangen, maar ook je werkdagen, focustijd en de frequentie bepalen voor een moment van reflectie (‘weerspiegeling’, maar dat is een kromme automatische vertaling…) en het geven van complimenten aan collega’s. Wanneer je je werkdagen instelt heeft dit direct invloed op je Outlook agenda. In de ‘werkweek weergave’ zie je dan niet jouw vrije dag(en).
Je vindt Viva Insight ook in Outlook en in Outlook agenda wanneer je een mail opstelt of een gebeurtenis. Daarin worden suggesties gedaan voor taken (ToDo), het voorbereiden van vergaderingen, het toevoegen van (belangrijke) contactpersonen, je afwezigheid plannen en het opvolgen van verzoeken die je hebt gedaan en waarop nog geen reactie is gekomen.
WELZIJN
Het tabblad ‘Welzijn’ stimuleert je om stil te staan bij hoe je je voelt op een (werk)dag, maar geeft ook inzicht in jouw stiltetijd en focustijd. Wanneer bijvoorbeeld blijkt dat er weinig rustmomenten gepland zijn in een werkdag dan heeft dit een negatieve invloed op de productiviteit, blijkt uit onderzoek van Fritz et al. (2013).
Wist je dat het ideale werkritme 52 minuten werktijd schijnt te zijn, gevolgd door een pauze van 17 minuten?
Door regelmatig een reflectiemoment in te plannen krijg je inzicht in je eigen emoties en zie je wellicht een verband met jouw stiltetijd of focustijd. Je zult zien dat je je niet elke dag even goed voelt. Volgens filosoof en psychiater Damiaan Denys is ‘wellbeing’ een onrealistisch ideaal en ‘unwellbeing’ juist een voorwaarde voor mentale gezondheid. Door open en eerlijk te kijken naar hoe je je voelt krijg je een realistisch beeld en kan je daarop handelen door bijvoorbeeld meer focustijd in te plannen of regelmatig een pauze te nemen.
Op een gezonde manier omgaan met lijden, is waar het bij mentale gezondheid en veerkracht om draait (Denys, 2023).
PRODUCTIVITEIT
Het tabblad ‘Productiviteit geeft inzicht in de vergaderingen die je hebt georganiseerd en bijgewoond. Het kan interessant zijn om je gewoonten te bekijken wanneer bepaalde data opvalt zoals vergaderingen na werktijd of dat je veel hebt gemultitasked tijdens een vergadering. Ook vind je daar de taaksuggesties op basis van e-mailberichten, Teams-chats en vergaderingen die nog een reactie nodig hebben. Dat kan een vraag zijn die je hebt gesteld of iets dat je hebt aangegeven te gaan doen. Superhandig, want zo ontsnapt er niets aan je aandacht.
TEAMWERK
Het tabblad ‘Teamwerk’ geeft inzicht in de samenwerking met anderen. Je krijgt inzicht in de tijd die je hebt besteed aan samenwerking. Je kan een contactpersoon als favoriet vastmaken waardoor Viva Insights aan deze persoon prioriteit geeft bij bijvoorbeeld voorgestelde ToDo taken. Onder ‘Netwerk’ zie je een overzicht van alle actieve medewerkers waar je mee samenwerkt, inclusief de tijd die eraan besteed is. Het kan soms confronterend zijn om te zien hoeveel tijd je hebt gewerkt buiten werktijd en een signaal zijn dat overbelasting dreigt.
GOEDE VOORNEMENS?
Wil jij ook meer aandacht hebben voor het verbeteren van je werkgewoontes? Wil je bijvoorbeeld ondersteuning voor het afsluiten van je werkdag? Ook dat is een van de opties in Viva Insights, waarbij je vast de volgende dag doorneemt (planning), je takenlijst doorloopt en suggesties krijgt voor nieuwe taken. Je kunt vervolgens afsluiten met een ademhalingsoefening of aangeven hoe je je voelt. Doordat je op gezette momenten een reminder krijgt, wordt dit onderdeel van je werkdag en al snel een vaste gewoonte. Probeer en oordeel zelf!
Wil je meer weten of een workshop organiseren om erachter te komen wat Viva Insights kan betekenen binnen jouw organisatie? We staan voor je klaar!
Katja van Well
Strategisch Onderwijs Adviseur
