Elevantio | Migreren, fuseren én meer!

Een project wat begon in 2019 en eindigde begin 2023. Je zult nu vast denken, wat een lang traject! Is dat wel goed gegaan? Ja, het was een lang traject maar dat had zo zijn redenen. Een project waar wij als SPEYK trots op zijn en met plezier op terugkijken. We beginnen in 2019, lees je mee? 

Even voorstellen

Elevantio (fusiestichting van 4 rechtsvoorgangers), is een regionale onderwijsorganisatie in Zeeuws-Vlaanderen. Een stichting met scholen voor Openbaar, Rooms-Katholiek en Protestant-Christelijk onderwijs en daarnaast samenwerkingsscholen. Elevantio heeft 39 scholen (PO) die zich bevinden in de gemeenten Terneuzen, Sluis en Hulst.

Samenwerking bevorderen en afstand verkleinen door een moderne digitale werkomgeving

Onderwijsgroep Perspecto benadert SPEYK in 2019 met de vraag mee te helpen bij het realiseren van een digitale werk omgeving (DWO). Het voornaamste doel is om de afzonderlijke scholen dichter bij elkaar te brengen en de samenwerking zowel intern als extern te bevorderen. Technologie benutten om ook online meer te verbinden en flexibel onderwijs kunnen bieden. Een vraag die niet lang daarna meer dan relevant werd door de Coronapandemie. 

Snel en veilig toegang en vereenvoudigd beheer

Het project bestond uit de realisatie van Digiplein365 voor 24 scholen, de inrichting van Microsoft 365, data migratie en de inrichting van HelloID. Het beschermen van een ICT infrastructuur en informatie tegen de continu veranderende cyberdreigingen kan alleen met moderne technologie en werken aan bewustwording onder mensen. Daarom is voor HelloID gekozen als oplossing voor gebruikers- en autorisatiebeheer. Zo leeft Elevantio beveiligingsrichtlijnen en regelgeving na, die ook met de invoering van het normenkader in 2027 extra belangrijk gaan worden.

Daarbij wordt ook de productiviteit verhoogd en gebruikerservaring verbeterd door vereenvoudigd gebruikers- en autorisatiebeheer. DigiPlein365 zorgt voor een centrale start van de dag van alle medewerkers, waar samengewerkt wordt, verbinding plaatsvindt en informatie gedeeld wordt. Daarbij kan men nu snel navigeren naar persoonlijke- en organisatietools en/of informatie. Meer gemak, verbinding en overzicht in hun dag!

Digitale adoptie, aandacht voor de menskant van ICT

Technologie implementeren is één, maar het ook goed benutten en blijven groeien in een nieuwe digitale werkomgeving vraagt om aandacht voor de mensen die ermee werken. Dan pas gaat ICT écht werken op school. De experts uit het SPEYK Adoptie team zijn daarom met enthousiasme aan de slag gegaan op alle scholen met het overbrengen van kennis en vaardigheden. Medewerkers op alle scholen hebben training gekregen, zodat ze met plezier konden werken met de nieuwe tools die beschikbaar waren gekomen. 

Sneller en beter schakelen op nieuwe situaties

Niet lang na dit traject werd tijdens een overleg met de projectgroep bekend gemaakt dat Perspecto zou gaan fuseren met SCOBA, SKO Hulst en ProBaz. Tonny Plas werd als externe projectbegeleider aangenomen om de wensen van de besturen te inventariseren. Uiteindelijk werd SPEYK uitgekozen om dit traject op te pakken. Het verzoek aan SPEYK om ook de scholen van deze besturen (15) samen te voegen binnen de nieuwe scholengroep. Niet onder de naam Perspecto maar onder de nieuwe naam Elevantio. Het traject liep daarmee niet tot een einde, maar werd dus verlengd. En door het centraliseren en moderniseren konden we hier samen goed op inspringen.

Een nieuw begin en samen het succes voor iedereen op school vieren

En een nieuwe naam betekent een nieuwe tenant (omgeving waarin alle online services worden geborgd). Alles werd opnieuw ingericht en goed ingesteld zodat alle scholen onder de nieuwe naam Elevantio goed kunnen samenwerken. Dit gehele traject is begin 2023 afgerond onder het genot van een heerlijke lunch met de hele projectgroep. Een mooie samenwerking én resultaat moet je vieren!

Stappen en vooruitgang op een rij

• Realisatie Moderne Digitale Werk Omgeving (DWO)
• Mensen en informatie online verbinden door moderniseren met ICT
• Technologie écht benutten door aandacht voor mensen en training
• Centraliseren van informatie en beschikbaar maken door DigiPlein365
• Verbeteren en vereenvoudigen van de samenwerking online
• Veilige en snelle toegang tot de DWO met HelloID
• Productiviteit verhoogd en gebruikerservaring verbeterd door vereenvoudig gebruikers- en autorisatiebeheer
• Goed en snel kunnen schakelen op verandering intern en extern, ook in de toekomst
• Naleven van beveiligingsrichtlijnen en regelgeving en stappen maken richting het Normenkader