“Sorry, ik heb over jouw mailtje heen gelezen.” De e-mail werd gemarkeerd als gelezen en raakte bedolven onder andere emails. Vervolgens wordt er een reminder gemaild en raakt de inbox voller en voller. Is dit voor jou een herkenbaar scenario? Gelukkig zijn er oplossingen voor dit probleem. In dit blog deel ik 5 tips om orde aan te brengen in jouw mailbox en in die van jouw collega’s.
Ik kwam onderstaande afbeelding tegen op LinkedIn en vind dat de hele wereld dit moet weten! Want je kunt een hoop rompslomp besparen door slim met jouw online tools om te gaan. Gebruik je naast Outlook ook Teams? Bestudeer dan de afbeelding eens goed en breng logica aan in jouw berichten en die van je collega’s. Onder de afbeelding lees je 5 tips om efficiënt om te gaan met online berichtgeving.
(bron: LinkedIn Martin van der Harst)
Tip 1: Locatie bepalen
Bepaal voor jezelf of voor jouw organisatie waar welke berichten geplaatst mogen worden. Wil je intern melden dat er een nieuw document beschikbaar is, kies dan niet voor e-mail maar voor een sneller platform zoals Teams. Wil je een activiteit in de organisatie aankondigen met uitgebreide informatie en nodige vervolgacties? Dan is e-mail een goed medium. Omdat de e-mail veel informatie bevat is er extra tijd nodig om het door te lezen. In Teams verlies je zo’n bericht al snel uit het oog.
Tip 2: Efficiënt samenwerken aan één document
Er nadert een deadline voor een belangrijk document. In het verleden, tenminste voor ons en hopelijk straks voor jou ook, werden er meerdere e-mails rondgestuurd met nieuwe versies van een document en opmerkingen gegeven. Vervolgens werden de wijzigingen doorgevoerd en zwierven er overal verschillende versies van hetzelfde document rond. Maak er een gewoonte van om samen een document in Teams te bewerken. Dit kan direct in het document of in een gespreksvenster in het betreffende kanaal. Alle berichten worden onder elkaar getoond en wijzigingen door collega’s zijn aantoonbaar in de geschiedenis van het document.
Tip 3: Why so serious?
Wat extra leuk is aan Microsoft Teams is de mogelijkheid om emoji’s te gebruiken en gifs te delen. In Teams zitten meerdere gifs en stickers die speciaal voor kantoor zijn ontworpen. Wanneer jij een belangrijk document hebt afgemaakt met collega’s kun je je enthousiasme laten zien door een gek gifje te sturen. Het breekt de serieuze werksfeer op het (virtuele) kantoor.
En nu?
En nu is jouw mailbox een stuk leger, maar die van jouw collega’s nog niet. De laatste twee tips helpen jou bij het overtuigen van jouw medewerkers. Overzicht en gemak zijn in zicht! Nu alleen nog die stap maken naar een efficiente werkwijze.
Tip 4: Word een influencer
Het is mogelijk om een influencer te worden zonder duizenden volgers op social media. Hoe dan? Dat kan eenvoudig binnen jouw organisatie! Laat collega’s weten hoe jij te werk gaat met Outlook en Teams. Maak hen bewust van de noodzaak om anders te gaan werken en het gemak wat het hen gaat opleveren. Hiermee bespaar je hen en jezelf zoveel tijd!
Tip 5: Wees die koppige ezel tussen de gewoontedieren
Een nieuwe werkwijze doorvoeren in een organisatie duurt weken, maanden en soms wel jaren. Wij hebben zelfs speciale Adoptie Coaches binnen SPEYK om klanten te begeleiden in deze verandering. Het gewoontedier is geen zeldzame soort op de werkvloer. Ben jij de koppige ezel die ertussen loopt? Blijf jouw berichten op jouw manier sturen. Stuurt jouw collega een kort mailtje wat veel beter in Teams verzonden had kunnen worden? Reageer dan via Teams en blijf aantonen dat het makkelijker kan.
Er is dus een verandering nodig in gedrag en jij mag de trendsetter zijn binnen jouw organisatie. Maar je staat er niet alleen voor. Wij helpen jou graag! Wij hebben speciale Adoptie Coaches die jou en jouw collega’s kunnen begeleiden naar een efficienter (online) kantoor. Stuur ons een bericht voor een vrijblijvend gesprek.
