Veel organisaties maken gebruik van Microsoft Office 365. Een suite aan productiviteitstools die de gebruikers helpt productiever te werken en te leren. De eindgebruiker krijgt echter maar liefst 25 verschillende Office 365 applicaties aangeboden, waarbij je met meerdere gebruikers de mogelijkheid hebt om slim samen te werken. De vraag is nu: welke applicatie kies je bij welke samenwerkingsvorm?

In de afgelopen 25 jaar hebben we onszelf aangeleerd om informatie te delen en te communiceren via de e-mail. Tevens zijn we opgevoed in het denken in mapjes, gebaseerd op individuele logica. Een overvolle mailbox is het gevolg. Dit leidt tot het gevoel van hoge werkdruk en geen grip meer hebben op de dagelijkse prioriteiten. Eigenlijk best gek dat we nog steeds zo werken, aangezien de technologie al veel verder doorontwikkeld is en beter past bij de huidige manier van leven, leren en werken.

We zijn van een statische manier van werken en leren gegaan naar een leef- en werkwijze waarbij we ‘always connected’ zijn, gevoed door slimme technologie. Werken en leren waar en wanneer je wilt, in variërende samenstellingen en op ieder device. Office 365 biedt vele applicaties om efficiënt online te werken. Maar welke Office 365 applicatie zet je nu waarvoor in?

OneDrive vs Teams vs SharePoint

Drie prachtige technische middelen om samenwerken productiever te maken en e-mailverkeer te verminderen. Echter, geldt dit alleen als je het juiste middel inzet bij de juiste samenwerkingsvorm.

OneDrive

Jouw persoonlijke opslag, door jezelf beheerd en vanaf ieder device te benaderen. De plek waar jij je persoonlijke OneDrive-logodocumenten bewaard. Het zit al een beetje in de naam ‘One’, één, voor jou alleen dus. Per definitie is er niets gedeeld met anderen. Uiteraard heb je als gebruiker de mogelijkheid om bestanden of mappen te delen met één of meerdere personen. Je blijft altijd in de regie wie wanneer ergens bij mag en of er gelezen en bewerkt mag worden of slechts alleen lezen. Ondanks dat je vanuit OneDrive met meerdere personen kan delen houden wij de vuistregel aan: Deel je met meer dan één persoon gebruik dan niet je OneDrive.

TeamsClass balk

Teams

Op eigen initiatief samenwerken met gelijkgestemden binnen jeTeams icon afdeling, vaksectie of projectteam zonder tussenkomst van de afdeling ICT? Dit kan prima georganiseerd worden binnen Microsoft Teams. Binnen Teams creëer je een dynamische op chat gebaseerde samenwerkingsomgeving welke volledig aan te passen is aan de wensen en eisen van het team. Koppel hierbij eenvoudig apps zoals Planner, OneNote, Power BI e.d. aan, zodat alle middelen binnen het team beschikbaar zijn. Teams is uitermate geschikt als samenwerkingsomgeving bij het uitvoeren van projecten en repeterende activiteiten. Denk hierbij aan het organiseren van de nieuwbouw van het kantoor, of bijvoorbeeld aan digitaal vergaderen, of het organiseren van vieringen en evenementen. Ook leent Teams zich prima om kennis te delen, zoals het maken van een Team rondom het thema ziekteverzuim.

SharePoint

De drager om bestanden, informatie, kennisdelen en toepassingen te delen en microsoft-sharepoint-iconbeheren. Dit allemaal conform het beleid van de organisatie. SharePoint geeft je de mogelijkheid om grip te krijgen op je data, versie beheer te controleren en de vindbaarheid van de data te vergroten. Denk hierbij aan vastgestelde documenten, protocollen en procedures. Snel en eenvoudig vindbaar slechts voor de personen die erbij moeten kunnen. Tevens biedt het de mogelijkheid om als digitaal vertrekpunt te fungeren voor de gebruikers om als digitale werkomgeving ‘slim’ werken en leren te faciliteren.

Drie mooie, veelal beschikbare productiviteitstools maar dus wel met verschillende doelen en wijzen van inzet om samenwerken te bevorderen. Bekijk dus goed per werk- en leerscenario welk middel het beste ingezet kan worden en zorg voor een goede adoptie en set van afspraken!

Wil jij ook efficiënt en productief online samenwerken? Wij adviseren jou graag. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Bel naar 0318 – 743 333 of vul het contactformulier in op onze website.