Stichting BOOR en SPEYK medewerkers zijn in teamverband aan de slag gegaan met de route naar een digitale werkomgeving (DWO). Benieuwd hoe het DWO team dit heeft aangepakt en hoe zij dit hebben ervaren? Lees dan snel verder!
OVER STICHTING BOOR
Midden in de Rotterdamse omgeving – de meest diverse plek van Nederland – verzorgt Stichting BOOR het openbaar (speciaal) basisonderwijs, voorgezet onderwijs en (voortgezet) speciaal onderwijs. In totaal op circa 75 scholen met totaal 30.000 leerlingen.
Als openbaar onderwijs is Stichting BOOR er voor iedereen binnen een cultuur waar men openstaat voor elkaar en waar verschillen worden gezien als kracht. Zo levert Stichting BOOR een bijdrage aan het Rotterdam van de toekomst.
STARTEN MET DE UITGANGSPUNTEN EN WENSEN
Eind 2021 is SPEYK in gesprek gekomen met Stichting BOOR. De stichting deelde haar wens voor een gestandaardiseerde digitale werkomgeving (DWO) voor alle medewerkers van het basisonderwijs & speciaal (voortgezet) onderwijs. De aanleiding was de wens om de verbinding tussen mensen en scholen ook online te vergroten. Daarnaast gaf zij ook aan informatie centraal beschikbaar te willen maken en te kunnen delen vanuit één platform.
Samen met SPEYK is zij vanuit deze wensen een traject gestart waarin moderniseren met de kracht van technologie en aandacht voor mensen in de vorm van begeleiding, communicatie en training de boventoon voeren.
Belangrijk detail was dat de eigen identiteit van de school behouden moest blijven. De reden hiervoor is dat zij het (digitale) onderwijs en de ondersteunende taken hieromheen wil innoveren en moderniseren vanuit een solide en gestandaardiseerde basis.
FUNDAMENT VOOR SUCCES: STERK TEAMWERK
Het beginpunt was het formeren van het DWO projectteam, bestaande uit BOOR- en SPEYK medewerkers. Daar zit volgens ons echt de kracht van het succesvol groeien met technologie en het blijven aansluiten met de mensen van nu. Interne en externe kennis bundelen en samen zorgen voor de positieve impact van vernieuwen met behulp van technologie.
BEPALEN VAN DE ARCHITECTUUR & INRICHTING
Binnen Stichting BOOR wordt veel waarde gehecht aan de autonomie en zelfstandigheid van scholen. Dit heeft geleid tot een op hoofdlijnen generieke architectuur met een schoolspecifieke inrichting. Elke school werkt met verschillende ICT-leveranciers met elk hun eigen ICT-oplossing, variërend van Google tot en met het hebben van een lokale server.
ONDERZOEK NAAR DE BEHOEFTES BINNEN SCHOOL
Innoveren met technologie komt altijd samen met sterke communicatie en het luisteren naar de wensen van mensen binnen de scholen. Een volgende stap in de voorbereidingsfase is dan ook het interactieve gesprek met de schoolleider waarbij ingegaan wordt op het waarom, het wat en het hoe. Dit is een essentiële stap binnen een succesvol migratieproces.
KLAAR VOOR DE TECHNISCHE INRICHTING
De laatste stap in de voorbereidingsfase is het technisch opzetten en inrichten van de digitale werkomgeving. Het platform dat hiervoor is ingezet is Microsoft365 en is voor iedere school naar de lokale identiteit ingericht met behoud van de afgesproken standaard en richtlijnen vanuit Stichting BOOR.
Een andere stap in de voorbereidingsfase is de kick-off aan het hele schoolteam. Dit is bedoeld om het gehele schoolteam mee te nemen in de komende veranderingen en hun betrokkenheid te vergroten.
AAN DE SLAG EN MIGREREN VANUIT DE UITGANGSPUNTEN
Na deze grondige voorbereiding, vindt de daadwerkelijke migratie per school plaats op een met de school besproken passend moment. De (mobiele) werkplekken (apparaten) zijn hierbij voorzien van het juiste Microsoft Intune profiel, zodat ook deze conform de standaard en centraal gedefinieerde uitgangspunten konden worden ingespoeld met de nodige instellingen en benodigde applicaties.
OVERZICHT, EENVOUD EN GEMAK VOOR MEDEWERKERS
Na deze migratie loggen medewerkers in en ‘landen’ zij op een startpagina waar zij relevante zaken aantreffen die zij nodig hebben om het dagelijkse onderwijs te bieden. Zo kunnen de medewerkers nu via single-sign-on vanuit de DWO ook eenvoudig en snel de digitale leeromgeving benaderen. Deze eenvoud zorgt uiteraard voor het nodige gemak voor de medewerkers.
ONDERSTEUNING BIJ DE LIVEGANG
De dag na de migratie zijn er op school professionals aanwezig om de medewerkers te ondersteunen bij het werken in de nieuwe digitale werkomgeving. Een nieuwe werkomgeving is voor veel mensen even wennen. Door direct bij de start aanwezig te zijn voor vragen van medewerkers en ondersteuning te bieden waar nodig, zorgen de experts van SPEYK ervoor dat de landing in de nieuwe digitale werkomgeving zachter is. Dit draagt allemaal bij aan een positieve beleving van de nieuwe digitale werkomgeving.
TRAINEN VOOR DE BESTE BELEVING
Ook ontvangen de medewerkers een training over het werken in de digitale werkomgeving om hen te voorzien van kennis en de benodigde vaardigheden te versterken. Zo weten zij alle functies in de omgeving goed te vinden en te benutten, wat zorgt voor een goede gebruikerservaring. Een laatste stap van de aanpak is het evaluerend gesprek met o.a. de schoolleider. Zowel het proces als inhoud wordt besproken en eventuele acties worden uitgezet.
HET RESULTAAT
Vanuit de wens om informatie te centraliseren en te kunnen delen, de verbinding tussen mensen online te vergroten en het openstaan voor elkaar én de onderlinge betrokkenheid te bevorderen is het traject door het DWO team gestart. Het DWO team heeft vanuit deze wensen een transitie van de scholen van Stichting BOOR verzorgd naar een veilige en moderne digitale werkomgeving. Gebruikers van de digitale werkomgeving ervaren nu overzicht, eenvoud en gemak in hun werkdag en in hun nieuwe werkomgeving.
Stichting BOOR heeft door de vernieuwingen en de inzet van het DWO team gezorgd voor een kwaliteitsverhoging van de ondersteuning naar de scholen. Zij kan nu op grote schaal sneller digitale onderwijsinnovaties implementeren. Zo blijft zij goed meebewegen met de snel veranderde wereld en wensen van mensen. Tot slot kan er ook op een grotere schaal tijdwinst en meer gemak worden gerealiseerd door processen en activiteiten te digitaliseren, welke voor iedere school gelijk zijn. Een prachtig resultaat waar het team trots om mag zijn!
Wil je meer weten over het creëren van een moderne digitale werk- en leeromgeving met technologie en een groei in digitale vaardigheden? We helpen je graag!
