Kind & meer | Tijdswinst en gemak door Administratie-platform

Werk slimmer, sneller en efficiënter. Wie wil dat niet? Het Microsoft Power Platform maakt dit mogelijk.
Geen repeterende handelingen meer die je elke dag frustratie geeft, snel en eenvoudig overzicht én inzicht. Onze Power Platform Experts maken elke dag klanten blij door processen te automatiseren. Zo ook bij Kind & Meer. Lees je mee?

Even voorstellen

Kind & Meer is een laagdrempelige praktijk, die zorg biedt aan kinderen en jongeren van 0-18 jaar en hun ouders. Ze zijn er voor kleinere en grotere vragen over opvoeding, ontwikkeling, gedrags- en gezinsproblemen. De betrokkenheid onder de medewerkers is groot, de sfeer enthousiast en de mensen ambitieus. Een match met onze SPEYK-ers!

Kind & Meer was al geen onbekende voor SPEYK. Er werd al gewerkt met DigiKantoor en ze maakten gebruik van diensten zoals infrastructuur en hardware. Bij SPEYK proberen we onze klanten altijd verder te helpen. Zo kwam het dat tijdens een consultancy gesprek de vraag werd gesteld of ze vaak dezelfde handelingen uitvoeren in hun dagelijks werk. Handelingen waar ze niet blij van worden, maar die noodzakelijk zijn om hun werk goed uit te kunnen voeren. En die was er: bij het aanmeldproces van cliënten. Niet een onbelangrijk proces zoals je zult begrijpen…

Een wirwar aan processen

Elke dag komen er namelijk nieuwe aanvragen binnen. Via de mail, telefonisch of via een formulier op de website. De aanmeldingen werden vervolgens verwerkt in Word-documenten met inhoudsopgave en eigen gemaakte tabellen. Dit resulteerde in een wirwar aan hele en halve processen rondom aanmeldingen en afspraken met klanten. Een case waar onze Power Platform Experts Sven Akkermans en Jan-Pieter Verolme wel raad mee wisten.

We hebben dit project stap voor stap opgepakt. Eerst hebben we gesproken met de medewerkers van de administratie en uitleg gekregen over de processen. Waar lopen ze tegenaan? Wat frustreert ze het meest? Tot hoever kunnen we dit proces automatiseren?

Om dit visueel te maken hebben we samen met Kind & Meer de processen uitgetekend op een whiteboard. Dat gaf direct een goed overzicht waar de knelpunten precies zaten. Vervolgens zijn onze consultants aan de slag gegaan met het uitdenken van een goed werkend proces. Er is gekozen om iteratief te werken; steeds een stukje opleveren en met feedback het proces verder te bouwen.  

Het administratie-platform

Dit  resulteerde uiteindelijk in de Power App genaamd: administratie-platform. Het administratie-platform heeft ervoor gezorgd dat processen nu in één overzicht bij elkaar komen. Het platform biedt o.a. het volgende:

• een interface waarin men aanmeldingen van cliënten kan opvoeren;
• aanmeldingen via het publieke digitale aanmeldformulier komen hier automatisch binnen;
• aanmeldingen lopen een traject door van aanmelding tot behandeling. Hierin worden er automatisch uitnodigingen verstuurd naar cliënten;
• men kan via de powerapp uitnodigingen/verwijzingen en interne doorverwijzingen versturen via sjablonen;
• herhaalrecepten kunnen eenvoudig worden aangevraagd.

Dit heeft geleid tot een minder foutgevoelige en een meer gebruiksvriendelijke aanmeldprocedure voor Kind & Meer. Daarnaast is er meer overzicht in data én een tijdsbesparing van 1 a 2 dagen per week voor administratie. Een fantastisch resultaat!

Dit project is mede geslaagd door de fijne samenwerking tussen SPEYK en Kind & Meer.

Tijdens het hele iteratieve proces is er fijn contact geweest met Jeroen en Sven. Ze waren enthousiast en stelde de juiste vragen om alle knelpunten helder te krijgen en er een mooi gestroomlijnd proces van te maken. De app werkt fijn en wanneer er dingen zijn worden die altijd snel opgepakt! Fijne samenwerking!

Jirka Franssen
Praktijkmanager Kind & Meer