Snel inzicht in je dagplanning, eenvoudig én met gemak een afspraak inplannen met een collega. Het klinkt heel simpel en logisch, toch is dat niet op alle scholen van toepassing. De Veluwse Onderwijsgroep kon er een tijdje geleden over meepraten. Op verschillende plekken stond roosterinformatie. Afspraken zoals oudergesprekken en 1-op-1 afspraken werden ergens anders gepland. Kortom; een eenduidig overzicht van je dag was er niet.
Tijd voor verandering dachten ze bij de Veluwse Onderwijsgroep. Benieuwd welke oplossing het leven van deze medewerkers een stuk simpeler heeft gemaakt? Lees dan snel verder.
Collega’s ervaren de roostersynchronisatie als erg makkelijk, omdat ze nu direct een totaaloverzicht hebben in hun Outlook agenda en op die manier snel andere afspraken naast het rooster kunnen inplannen.
OVER VELUWSE ONDERWIJSGROEP
De Veluwse Onderwijsgroep is een onderwijsorganisatie voor basisonderwijs en voortgezet onderwijs in Apeldoorn en omgeving. In totaal op 26 scholen waar bijna 2.000 medewerkers zich dagelijks inzetten voor ruim 13.000 leerlingen.
Ieder mens is van waarde. Met het onderwijs willen ze leerlingen stimuleren hun persoonlijke waarde te ontdekken, hun ambities te ontwikkelen en hun talenten te delen met anderen. Medewerkers worden gemotiveerd vanuit hun deskundigheid kritisch naar het onderwijs te (blijven) kijken en krijgen de ruimte om vanuit vertrouwen te experimenteren met onderwijsconcepten en -vernieuwingen.
OVERZICHT WAS ZOEK
Binnen de 10 voortgezet onderwijs scholen werken ruim 900 docenten die dagelijks afhankelijk zijn van hun rooster om te weten hoe hun dagopbouw is. Helaas kwamen ze tot de conclusie dat de roosterinformatie niet op één, maar op meerdere plekken te vinden was. Kostbare tijd ging hiermee verloren, omdat docenten vaak op meerdere plekken informatie moesten zoeken om hun dagopbouw compleet te maken. Daarnaast werden afspraken zoals oudergesprekken, 1-op-1 gesprekken met collega’s en teamoverleggen weer op een andere manier en plek georganiseerd en was het lastig voor collega’s om een goed overzicht te krijgen van de beschikbaarheid van medecollega’s om bijvoorbeeld agenda-afspraken te maken.
Dit kan anders én moest anders. Veluwse Onderwijsgroep en SPEYK zijn gaan kijken of het proces rondom het organiseren van het rooster, inclusief alle overige typen afspraken op één centrale plek te organiseren waren. Op deze manier is de roosterinformatie altijd up-to-date en in één overzicht geplaatst. Geen gezoek meer, maar snel en eenvoudig een duidelijk overzicht.
ROOSTERSYNCHRONISATIE TO THE RESCUE
Het kan! Jouw rooster in Outlook. En dat is het antwoord én de oplossing op deze vraag. De Roostersynchronisatie-oplossing zorgt er namelijk voor dat het rooster van de docent uit Zermelo wordt gesynchroniseerd naar de persoonlijke Outlook agenda van de docent. Hierin wordt ook aangegeven of het een online les of een klassikale les op school is.
Deze synchronisatie wordt voor alle docenten met een Microsoftaccount om de 5 minuten herhaald om te zien of er in de tussentijd mogelijk roosterwijzigingen zijn. Zo ja, dan worden deze meteen meegenomen en zichtbaar gemaakt in de Outlook agenda van de docenten. Door de Outlook agenda van de docent als basis te nemen voor het zichtbaar maken van het rooster is het nu ook mogelijk geworden om alle andere typen afspraken in te plannen op één centrale plek. Zo wordt het vooraf veel beter zichtbaar waar ruimte is voor het inplannen van afspraken, zonder dat dit het rooster overlapt. Daarnaast wordt er veel tijd bespaard in het uitzoeken of iemand wel of niet beschikbaar is. Gemak en overzicht in één!
CENTRALE PLANNINGSTOOL
Omdat de Veluwse Onderwijsgroep ervoor gekozen heeft om de persoonlijke Outlook agenda van de docent als centrale planningstool in te zetten, is deze ook meteen beschikbaar op de mobiele telefoon door middel van de Outlook mobiele app. Zo heeft de docent altijd, overal en op één plek de planning binnen handbereik.
Samen met onze onderwijsvrienden streven wij op meerdere vlakken naar minder complexiteit en meer eenvoud in de manier waarop we (samen)werken en leren. Wil jij meer weten over de Roostersynchronisatie-oplossing? Download dan onze brochure of neem contact met ons op. We laten je graag meer zien tijdens een live demo!
