Overzicht in jouw werkdag heeft alles te maken met beter organiseren en inzicht hebben. Hoe doe jij dit? Wij werken zelf met tools uit Microsoft Teams: To Do, Tasks en Planner. Wij zijn er enthousiast over vanwege tijdswinst, overzicht en een verbetering in samenwerken! onze ervaring met deze tools delen we in deze blog met je. Digitaal vaardiger worden is ook de adoptie van tools die je werkende leven een stuk leuker en eenvoudiger maken. Daarbij zijn deze tools gewoon beschikbaar in jouw digitale werkomgeving in Teams, dus je kan direct aan de slag! Lees je mee?
In dit artikel gaan we je vertellen waarom deze functionaliteit zo handig is en hoe het jou kan helpen om prioriteiten te stellen en productiever te zijn.
TOOLS VOOR PLANNEN EN ORGANISEREN IN MICROSOFT TEAMS?
Voor degenen die nog niet bekend zijn met organiseer en plan tools, laat me je even kort uitleggen wat het precies is.
Microsoft Teams To Do
Een geïntegreerde takenlijst binnen het alom bekende samenwerkingsplatform van Microsoft, Teams. Met behulp van deze tool kun je eenvoudig taken aanmaken, organiseren en beheren, allemaal binnen de vertrouwde Teams-omgeving. Of je nu werkt aan individuele projecten of in teamverband, Microsoft Teams To Do biedt een gestructureerde en intuïtieve manier om jouw werk te plannen en te voltooien.
Tasks for Planner
De taken-app in Microsoft Teams brengt jouw afzonderlijke taken uit To Do en Outlook samen met de teamtaken van Planner, zodat je ze efficiënter kunt benaderen. Vink je een e-mail aan (rode vlag) komt deze dus automatisch in deze lijst terecht, handig!
Planner
Planner is een lichtgewicht, mobiele en webgebaseerde toepassing die in de meeste Microsoft 365 abonnementen zit. Met Planner maak je samen met jouw team een planning, waarbij je taken kan toewijzen, chatten over taken en grafieken bekijken van de voortgang van jouw team. Jouw taken en to-do’s uit de lijst en taken-app zijn hier ook in te zien. Je kunt jouw Planner ook gebruiken vanuit Microsoft Teams en Microsoft SharePoint en hij is te downloaden als seperate app.
WAT KAN JE ERMEE?
Nu je weet wat deze productiviteittools kunnen, is het ook belangrijk om de vertaalslag te kunnen maken naar jouw eigen werk en teamwerkzaamheden. Hier zit namelijk de grote meerwaarde! Je kunt de tools inzetten voor het:
- organiseren van dagelijkse werkzaamheden in het team
- projectmatig samenwerken aan een ouderavond
- organiseren van een teambuildingdag
- organiseren van een training intern
- organiseren van de implementatie en communicatie rondom een nieuw Social intranet
- planmatig samenwerken aan communicatie intern over bijvoorbeeld het normenkader en de acties
WAT ZIJN DE REDENEN OM HET IN TE ZETTEN?
Goede vraag! Hier zijn een aantal redenen waarom jij deze tool zou moeten gebruiken:
Betere organisatie
Je kunt namelijk jouw taken overzichtelijk ordenen op basis van projecten, deadlines of prioriteiten. Hierdoor heb je altijd een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren en wanneer.
Efficiëntie
Door gebruik te maken van de functionaliteit, kun je snel taken aanmaken en toewijzen aan jezelf of collega’s. Dit zorgt voor een efficiënte taakverdeling en het voorkomt miscommunicatie.
Prioriteiten stellen
Een van de belangrijkste aspecten van productiviteit is het stellen van prioriteiten. Met Microsoft Teams To-do kun je eenvoudig aangeven welke taken urgent zijn en welke minder belangrijk zijn. Zo blijf je gefocust op wat echt belangrijk is.
Samenwerken
Microsoft Planner verzorgt het samenwerken in gedeelde takenlijsten. Dit maakt het gemakkelijk om te zien wie aan welke taken werkt en zorgt voor een naadloze samenwerking binnen het team.
BETER ORGANISEREN EN MEER FOCUS
Goed, nu we weten waarom je deze tool zou moeten gebruiken, laten we eens kijken hoe Microsoft Teams To Do jou daadwerkelijk kan helpen op een werkdag:
Betere planning
Met de mogelijkheid om deadlines en prioriteiten toe te voegen aan je taken, kun je jouw dag beter plannen en ervoor zorgen dat je belangrijke taken niet uit het oog verliest. Ook kan je eenvoudig taken toewijzen aan teamleden of juist overnemen bij afwezigheid.
Focus behouden
Het is gemakkelijk om afgeleid te worden door e-mails, vergaderingen en andere onderbrekingen tijdens je werkdag. Door gebruik te maken van Microsoft Teams To Do kun je echter je aandacht richten op de taken die echt belangrijk zijn en voorkomen dat je verdrinkt in een overvloed aan afleidingen.
MEER INZICHT EN OVERZICHT
Prestaties meten
Daarnaast kun je jouw voortgang bijhouden en zien hoeveel taken je hebt voltooid. Dit geeft niet alleen voldoening, maar stelt je ook in staat om inzicht te krijgen in jouw productiviteit en eventuele verbeterpunten te identificeren. En niet alleen van jezelf, ook als je als team hierin samenwerkt.
Minder stress, meer overzicht
Door goed georganiseerd te zijn en duidelijk te zien wat er moet gebeuren, kan Microsoft Teams To Do helpen om stress te verminderen. Je kunt erop vertrouwen dat je alles onder controle hebt en niets belangrijks over het hoofd ziet. Fijn toch?
DUS WAAR WACHT JE NOG OP?
Ga aan de slag met deze waardevolle productiviteittools en ontdek hoe ze jou kunnen helpen om beter georganiseerd te zijn, meer overzicht te houden en prioriteiten te stellen. Of je nu een drukke professional bent, docent, ICT-manager of een teamleider die efficiëntie wil bevorderen? Microsoft Teams To Do, Tasks en Planner zijn de ideale tools voor iedereen!
AAN DE SLAG MET DIGITALE VAARDIGHEDEN EN -ADOPTIE?
Wij doorlopen met scholen de route naar 2027, waarin het normenkader van kracht zal zijn. Daarin denken we mee, adviseren we en indien nodig zorgen we voor aanpassingen op ICT gebied maar ook aan de menskant. De richtlijnen geven namelijk ook aan dat er aan bewustzijn en vaardigheden gewerkt dient te worden. Dat vraagt om tijd en aandacht.
Daarom bieden wij ook op trainingen-op-maat trajecten waarbij je als school gaat werken aan het bewustzijn en de kennisgebieden die ontbreken. Onze dienstverlening is breed dus ga het gesprek eens met ons aan en laat je inspireren en motiveren tot de beste digitale beleving op school.
Jessica Blijleven
Teamlead Marketing
BLIJF ONS VOLGEN VOOR MEER INSPIRATIE OVER DIGITAAL VAARDIG
De komende periode nemen wij je mee in de wereld van digitaal vaardig. Alles rondom bewustwording, de rol van de leiding en medewerkers, anticiperen als mens op de snelle tech ontwikkeling, stappen maken in kennisniveau van de digitale werkomgeving en kennisdeling door middel van digiweetjes over het Microsoft platform. We delen onze kennis via blogs, video’s, events en social media posts. Houd ons dus goed in de gaten en zet zo de eerste stappen. Natuurlijk staan we je ook graag persoonlijk te woord!