DOE JIJ AL AAN HYPERAUTOMATISEREN?

We gaan vooral niet met iedere trend mee; de ene laten we bewust voorbij gaan, de ander laten we eerst volwassen worden en op een enkeling stappen we direct in. Laten we eerlijk zijn, er speelt al zoveel.. ‘Geen tijd, te druk’. Maar blijf je wel aansluiten?

Hyperautomatisering vind ik zo’n trend waar je wel echt iets mee zou moeten. Technologie is vandaag de dag sterk vertegenwoordigd in ieder organisatie-onderdeel. Die taartpunt wordt steeds groter en dit vraagt om aandacht, kennis én ontwikkeling.

Lees mee en laat je informeren zodat je zelf kunt bepalen of je meegaat of deze ontwikkeling voorbij laat gaan. Waarschijnlijk kom je tot de conclusie dat je er al middenin zit.

Volg ons ook gelijk even op Linkedin. Wij helpen je graag om bij te blijven in de digitale wereld. Dit doen we door kennis te delen over onderwerpen die op jouw agenda zouden moeten staan.

Wat is het eigenlijk?

Hyperautomatisering is een aanpak waarbij je zoveel mogelijk processen identificeert en automatiseert met behulp van verschillende technieken die met elkaar samenwerken. Denk aan artificial intelligence (AI), machine learning (ML), natural language processing, robotic process automation (RPA), analytics en intelligent business process management software (iBPMS). 

Stap voor stap automatiseren en meer digitaal gemak ervaren.

Begin klein zeggen we altijd, dan blijft het behapbaar en overzichtelijk. Pak eerst eens een kleiner proces aan wat meer tijd kost dan je lief is en met regelmaat terugkomt. Indiensttreding van nieuwe medewerkers? Ziekmelden? Inschrijven voor een ouderavond? Registratie voor de lunch? Een aantal voorbeelden die jou nu waarschijnlijk veel tijd kosten.

Logischerwijs hebben we in ons team al redelijk wat processen geautomatiseerd. We kunnen hierdoor de aandacht geven aan het verbeteren van activiteiten. Hoe is dat bij jou?

Activiteiten organiseren, toen en nu.

Voorbeeld. Aanmeldingen voor onze events hielden we jaren terug bij in Excel. Bedankmailtjes werden handmatig en per stuk verzonden. Foutgevoelig, inefficiënt en enorm tijdrovend. Maar doordat we deze processen in kaart gebracht hebben, konden we de juiste keuzes maken. 

Van handmatig naar automatisch

Registraties zijn nu online en worden automatisch bijgehouden. Er worden automatisch e-mails verstuurd naar de bezoekers. Betrokken collega’s krijgen automatisch meldingen wanneer er wijzigingen in data zijn. Dit resulteerde uiteindelijk in enorme tijdwinst. Veel handmatige handelingen, zoals e-mails versturen, lijsten bijwerken en checken vielen weg.

Verhoging van de kwaliteit en gelukkiger

Daarnaast leverde het ook een verhoging op in de kwaliteit. We kregen meer inzicht in data, omdat het digitaal geborgd wordt en automatisch bijgewerkt wordt. En hier blijft het niet bij, want deze winst werkte ook door op de mensen die betrokken zijn bij dit proces. Doordat het proces soepeler verloopt, zijn mensen positiever en gelukkiger in hun werkdag. Dat vinden wij ontzettend belangrijk.

Hoe gaat dit binnen jouw school of bedrijf? Vraag eens na hoe de teams die ouderavonden organiseren dit proces ervaren? Of hoe het marketingteam van jullie bedrijf het organiseren van een klantevent ervaart? Kan het eenvoudiger?

Natuurlijk zijn er altijd stappen die je niet kan of wilt automatiseren. Dit zijn menselijke handelingen die een actie persoonlijk maakt en in sommige gevallen wil je dit graag zo houden. Mensen zorgen immers uiteindelijk voor het succes.

Direct een positief effect op mensen. Kleine processen in een app.

Sinds enige tijd hebben wij bij SPEYK het geluk dat wij iedere dag gezond kunnen lunchen. Huischef Ies zorgt goed voor ons. Wel was het bijhouden van registraties voor de lunch en het verwerken van de financiële administratie best een klus. Uiteindelijk was dit een klein proces die in een app gegoten kon worden en nu voor zowel Ies als collega SPEYK-ers het leven een stuk makkelijker maakt. 

Ik wil aan de slag, maar waar begin ik?

Dat automatiseren was niet in 5 minuten geregeld. Natuurlijk doen wij dit samen met onze eigen ICT-specialisten, die er ook zijn om jou te helpen met deze trajecten. De inrichting en het uitdenken van de flow is een belangrijke eerste stap. De processen dienen namelijk eerst in kaart gebracht te worden. Vaak vallen dan al activiteiten op die direct anders kunnen of overbodig zijn.


Samen zorgen voor inzicht.

Door het in kaart brengen van een proces krijg je inzicht en kan je beoordelen of de onderdelen eenvoudiger of slimmer kunnen. Heb je de keuzes gemaakt die voor jou en jouw team werken? Dan kunnen de bouwers (ICT-consultants) aan de slag.

Afhankelijk van het proces kan het nieuwe geautomatiseerde proces aangeboden worden via een app. Op die manier is het proces toegankelijk voor de organisatie en kan het ontsloten worden in jouw werk- en leeromgeving.


Vergeet de kracht van communicatie niet.

Vergeet niet om de nieuwe werkwijze te delen met de betrokken collega’s. Onderschat de kracht van communicatie niet, want mensen zorgen voor het succes. Check voor meer informatie over dit onderwerp onze OnDemand | De kracht van communicatie bij ICT- veranderprojecten – SPEYK.

Binnenkort blogs van de expert

Jan-Pieter Verolme, Sven Akkermans, Jeroen Kemperman en nog veel SPEYK-ers kunnen echt toveren op het Powerplatform van Microsoft. Jan-Pieter zal binnenkort een reeks blogs publiceren en als expert nog veel meer gaan delen om jou te inspireren.

Wil je meer digitaal gemak ervaren tijdens jouw werkdag? Zorg samen met ons voor de beste beleving van jouw werkdag, vandaag en morgen. Vergeet niet, begin klein. Kleine stappen gaan voor grote veranderingen zorgen op de lange termijn. Succes!

Geschreven door: 

Jessica Blijleven

Teamlead Marketing bij SPEYK

 

Jessica

Laatste blogs

Jouw rooster in Outlook én Teams?

Jouw rooster in Outlook én Teams?

Deze unieke oplossing  met onderwijsvriend Zermelo zorgt ervoor dat jouw rooster nu beschikbaar is in Outlook en dus ook in Teams. Dit is niet alles, leerlingen kunnen zelfs werken met keuze vakken en mutaties. Hij is nu beschikbaar voor jou!

Lees meer
1
0
2
0
0